Gebruiks­voorwaarden

Artikel 1
Wie en wat

1. 1.1Roviq AI (hierna: wij) is de maker en aanbieder van het horecaplatform Byte&Bite. Wij zijn gevestigd aan Burgemeester Loeffplein 20 in 's-Hertogenbosch en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98192752. Je bereikt ons op [email protected].
2. 1.2De Zaak (hierna: jij of je) is het horecabedrijf dat een overeenkomst met ons sluit om het platform te gebruiken: een restaurant, café, lunchroom, speciaalzaak of vergelijkbaar bedrijf.
3. 1.3Het Platform is alles wat wij leveren: de website van je zaak op je eigen domein, het portaal op een subdomein van bytenbite.nl, de modules die je aanzet (Basis, Website, Reserveren, Team, Online bestellen en wat er later bijkomt), de bijbehorende e-mails en de hosting daarvan.
4. 1.4Gebruikers zijn de mensen die jij toegang geeft tot het portaal: beheerders, medewerkers en apparaten zoals een tablet in de keuken. Gasten zijn jouw klanten die via je website reserveren, bestellen of een cadeaubon kopen.
5. 1.5Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van het Platform, ook voor Basis, dat bij elke module is inbegrepen. Ze gelden alleen tussen ons en jou als bedrijf; wij sluiten geen overeenkomsten met consumenten. Jouw eigen inkoop- of algemene voorwaarden gelden niet, tenzij we dat schriftelijk afspreken.

Artikel 2
Hoe de overeenkomst tot stand komt

1. 2.1Het begint met een gesprek en een demo. Daarna bevestigen wij per e-mail welke modules je afneemt, tegen welke maandprijs, en vanaf welke datum. Met jouw akkoord op die bevestiging is de overeenkomst gesloten.
2. 2.2Je kunt modules later aan- of uitzetten. Dat vraag je per e-mail aan of, zodra het portaal dat kan, in het portaal zelf. Een module die je aanzet gaat de eerstvolgende dag in; een module die je uitzet loopt tot het einde van de lopende kalendermaand.
3. 2.3Wie namens de Zaak de overeenkomst sluit, verklaart daartoe bevoegd te zijn.

Artikel 3
Wat wij leveren

1. 3.1Wij leveren het Platform zoals beschreven op bytenbite.nl/modules: we hosten het, onderhouden het, maken back-ups, verbeteren het en helpen je als er iets is. Dat doen we naar beste kunnen; het is een inspanningsverplichting, geen garantie op een bepaald resultaat (zie artikel 11 en 14).
2. 3.2Inbegrepen zijn de inrichting van je website en portaal, de vormgeving in jouw huisstijl (die wij verzorgen, je kiest de kleuren niet zelf in een instellingenscherm), updates van het Platform en support zoals beschreven in artikel 11.
3. 3.3Niet inbegrepen zijn: een kassasysteem, betaalapparatuur, hardware zoals tablets of thermometers, de internetverbinding in je zaak, je domeinnaam (die blijft van jou en betaal je zelf aan je registrar), en de rekening bij een betaaldienst zoals Mollie.
4. 3.4Het Platform ondersteunt je bij wettelijke verplichtingen, zoals de allergeneninformatie op je menukaart. Het neemt die verplichtingen niet van je over. Jij blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van wat je registreert en publiceert, en voor het naleven van de regels die voor je zaak gelden.
5. 3.5Wij mogen het Platform aanpassen en verbeteren. Verslechtert een wijziging het gebruik voor jou wezenlijk, dan kondigen we dat minstens dertig dagen vooraf aan en mag je opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 4
Prijzen en betaling

1. 4.1De prijzen staan op bytenbite.nl: een vast bedrag per module per maand, exclusief btw, met een plafond voor alle modules samen. Basis zit bij elke module inbegrepen en is los niet af te nemen. Er is geen commissie per reservering, bestelling of betaling en geen opstartbedrag.
2. 4.2Wij factureren per kalendermaand vooraf, digitaal. De betaaltermijn is veertien dagen na factuurdatum. Een module die halverwege de maand ingaat rekenen we naar rato.
3. 4.3Betaal je niet op tijd, dan sturen we eerst een herinnering met veertien dagen extra. Blijft betaling daarna uit, dan mogen we de betaalde modules tijdelijk uitzetten tot er betaald is. Basis blijft dan werken. Wettelijke rente en incassokosten kunnen we in rekening brengen.
4. 4.4Wij mogen de prijzen wijzigen. Een wijziging kondigen we minstens dertig dagen vooraf per e-mail aan en gaat in op de eerste dag van een kalendermaand. Ben je het er niet mee eens, dan mag je opzeggen per de datum waarop de nieuwe prijs zou ingaan.

Artikel 5
Looptijd en opzeggen

1. 5.1De overeenkomst loopt per maand en wordt telkens met een maand verlengd. Je kunt op elk moment opzeggen, per e-mail, tegen het einde van de lopende kalendermaand. Dat geldt voor de overeenkomst als geheel en voor losse modules.
2. 5.2Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een termijn van twee maanden. Stoppen we met het Platform als geheel, dan hanteren we een termijn van minstens drie maanden en helpen we je met de overdracht van je gegevens.
3. 5.3Wij mogen de overeenkomst direct beëindigen of je toegang opschorten als je het Platform gebruikt op een manier die deze voorwaarden of de wet schendt, als je na een herinnering nog altijd niet betaalt, of als je zaak failliet gaat of ophoudt te bestaan.
4. 5.4Na het einde van de overeenkomst gebeurt met je gegevens wat in artikel 12 staat.

Artikel 6
Accounts, gebruikers en veilig gebruik

1. 6.1Jij bepaalt wie toegang krijgt tot het portaal en met welke rol. Je zorgt dat alleen mensen die nu voor je zaak werken een actief account hebben en zet accounts uit van wie vertrekt.
2. 6.2Gebruikers houden hun wachtwoord en pincode voor zichzelf. Een tablet- of apparaataccount hangt in je zaak op een plek waar alleen je team bij kan. Vermoed je misbruik van een account, dan meld je dat direct bij ons en zet je het account uit.
3. 6.3Je gebruikt het Platform alleen voor het eigen bedrijf van de Zaak. Niet toegestaan zijn onder meer: inbreken of proberen in te breken in het Platform of de gegevens van andere zaken, het Platform overbelasten, ongevraagde bulkmail versturen, en inhoud plaatsen die onrechtmatig is of rechten van anderen schendt.
4. 6.4Vind je een zwakke plek in de beveiliging, dan waarderen we het als je die eerst aan ons meldt en niet openbaar maakt voordat wij hem hebben gedicht. Hoe dat werkt staat op bytenbite.nl/support.

Artikel 7
Je website, je domein en je inhoud

1. 7.1Je website draait op jouw domeinnaam. Die blijft op jouw naam staan. Om de site te kunnen aansluiten beheren wij op jouw verzoek de DNS-instellingen van het domein; bij het einde van de overeenkomst dragen we dat beheer weer aan jou over.
2. 7.2Alles wat jij op het Platform zet (teksten, foto's, je menukaart, prijzen, roosters, registraties) blijft van jou. Je geeft ons het recht die inhoud te hosten, te tonen en te verwerken voor zover nodig om het Platform te leveren.
3. 7.3Je staat ervoor in dat je het recht hebt om die inhoud te gebruiken, in het bijzonder foto's en logo's, en dat je menukaart, prijzen en allergeneninformatie kloppen.
4. 7.4Wij mogen je zaak met naam en een schermafbeelding noemen als referentie, tenzij je ons laat weten dat je dat niet wilt.

Artikel 8
Online betalen via Mollie

Wil je dat gasten online kunnen betalen (een bestelling, een aanbetaling bij een reservering, een cadeaubon), dan loopt dat via de betaaldienst Mollie. Dit artikel legt vast hoe dat werkt en wie waarvoor verantwoordelijk is.

1. 8.1Jouw eigen Mollie-account. Je sluit zelf een overeenkomst met Mollie B.V. en aanvaardt de voorwaarden van Mollie. Jij bent de verkoper (merchant): het geld van je gasten komt op jouw Mollie-saldo en Mollie betaalt aan jou uit. Mollie beoordeelt je zaak (de zogeheten KYC-controle) en brengt haar transactiekosten rechtstreeks bij jou in rekening.
2. 8.2Wij verdienen niets aan je betalingen. Wij rekenen geen vergoeding per transactie en ontvangen niets van Mollie over jouw betalingen. De prijs van het Platform zit in het maandbedrag. Zouden we dat ooit willen veranderen, dan gebeurt dat alleen na duidelijke informatie vooraf en met jouw uitdrukkelijke toestemming.
3. 8.3De koppeling. In het portaal koppel je je Mollie-account aan het Platform met één knop. Je logt daarbij in bij Mollie en geeft ons toestemming om namens jouw zaak betalingen aan te maken en op te vragen, terugbetalingen te doen, je websiteprofiel te kiezen, de stand van je onboarding te zien en de naam van je organisatie te lezen. Meer vragen we niet. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken in je Mollie-dashboard; online betalen stopt dan, de rest van het Platform werkt door.
4. 8.4Wat wij bewaren. Van de koppeling bewaren wij versleuteld de toegangssleutels die Mollie ons geeft, plus het id van je organisatie en websiteprofiel en de stand van je onboarding. Van elke betaling bewaren we het bedrag, de status, het Mollie-id en waar de betaling bij hoort. Rekeningnummers of kaartgegevens van gasten zien en bewaren wij nooit; die verwerkt Mollie.
5. 8.5Testmodus. Een nieuwe koppeling begint in de testmodus van Mollie. Echt geld aannemen kan pas nadat een beheerder de koppeling bewust op live heeft gezet en Mollie je onboarding heeft goedgekeurd.
6. 8.6Terugbetalen gebeurt alleen op initiatief van een beheerder van je zaak, met één uitzondering: een aanbetaling voor een reservering die de gast annuleert binnen de termijn die jij hebt ingesteld, betaalt het Platform automatisch terug. Terugbetalingen, chargebacks en geschillen met gasten zijn voor jouw rekening.
7. 8.7Juistheid van bedragen. Wij zorgen dat het bedrag en de omschrijving die het Platform aan Mollie doorgeeft overeenkomen met de bestelling of reservering zoals die in je portaal staat. Jij bent verantwoordelijk voor je prijzen, je instellingen voor aanbetalingen en borg, en voor wat je gasten daarover vertelt.
8. 8.8Mollie is een derde. Wij zijn geen partij bij de betaling en geen betaaldienstverlener. Voor de beschikbaarheid van Mollie, uitbetalingen, de KYC-controle, chargebacks en tarieven gelden de voorwaarden van Mollie. Mollie mag onze toegang tot haar dienst opschorten; is dat het geval, dan toont het portaal dat online betalen niet beschikbaar is.
9. 8.9Merk. De naam en het logo van Mollie gebruiken wij alleen om aan te geven dat een betaling via Mollie loopt.
10. 8.10Bij het einde van de overeenkomst of van de koppeling wissen wij de toegangssleutels en de gegevens die we van Mollie over je zaak hebben opgehaald. De betaalgeschiedenis blijft als onderdeel van je bestellingen en reserveringen bewaard volgens artikel 12.

Artikel 9
Je gasten: reserveringen, aanbetalingen en cadeaubonnen

1. 9.1Een reservering, bestelling of cadeaubon is een overeenkomst tussen jou en je gast. Wij zijn daar geen partij bij. Jij bepaalt je voorwaarden voor gasten, bijvoorbeeld over annuleren, no-shows, aanbetalingen en de geldigheid van cadeaubonnen.
2. 9.2Wij leveren standaardteksten die je op je website kunt gebruiken en een instelling waarmee je de Uniforme Voorwaarden Horeca van toepassing verklaart. Dat is hulp, geen juridisch advies; laat je eigen voorwaarden zo nodig toetsen.
3. 9.3De fiscale afhandeling van cadeaubonnen (btw, ongebruikte saldi) en van aanbetalingen is aan jou.

Artikel 10
Persoonsgegevens

1. 10.1Voor de persoonsgegevens die jij en je gebruikers in het Platform zetten, van je team en je gasten, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst; die maakt deel uit van deze voorwaarden.
2. 10.2Hoe wij omgaan met de gegevens die wij zelf beheren, zoals je contactgegevens en de gegevens over de koppeling met Mollie, staat in onze privacyverklaring.
3. 10.3Jij zorgt voor een grondslag en voor de informatie aan je gasten en medewerkers, bijvoorbeeld met een privacyverklaring op je website. Wij leveren daarvoor een standaardtekst.

Artikel 11
Beschikbaarheid, onderhoud en support

1. 11.1Wij leveren het Platform op basis van een inspanningsverplichting: we doen wat redelijkerwijs van ons verwacht mag worden om het beschikbaar, veilig en werkend te houden. Wij geven geen garantie op beschikbaarheid, een bepaald uptimepercentage of foutloze werking. Storingen bij onze leveranciers, bij Mollie of in het internet zelf liggen buiten onze macht.
2. 11.2Onderhoud dat het Platform tijdelijk onbereikbaar maakt plannen we buiten de openingstijden van de meeste zaken en kondigen we vooraf aan in het portaal of per e-mail, tenzij het spoed heeft.
3. 11.3Voor vragen en storingen zijn we bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot 17.30 uur via [email protected] en +31 6 23 57 95 89. We streven ernaar op werkdagen binnen één werkdag te reageren en een storing die het werk in je zaak stillegt direct op te pakken, ook buiten die uren. Ook dat is een inspanning en geen garantie. Hoe we werken staat op bytenbite.nl/support.

Artikel 12
Back-ups, export en je gegevens na het einde

1. 12.1Wij maken dagelijks een back-up van je gegevens en bewaren die versleuteld, buiten onze eigen servers, dertig dagen.
2. 12.2Op verzoek krijg je een export van je gegevens in een gangbaar bestandsformaat, tijdens de overeenkomst en tot dertig dagen na het einde ervan.
3. 12.3Dertig dagen na het einde van de overeenkomst wissen wij je gegevens uit het Platform. Uit de back-ups verdwijnen ze vanzelf na de bewaartermijn van dertig dagen daarna. Wat wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, bewaren we zo lang de wet dat voorschrijft.

Artikel 13
Intellectuele eigendom

1. 13.1Het Platform, de code, het ontwerp en de merknaam Byte&Bite zijn en blijven van ons. Je krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het Platform voor je zaak te gebruiken.
2. 13.2Jouw inhoud blijft van jou (artikel 7). Ideeën en suggesties die je ons geeft mogen we vrij gebruiken om het Platform te verbeteren.
3. 13.3Wij mogen geanonimiseerde en samengevoegde gebruiksgegevens, waaruit jouw zaak, je team en je gasten niet te herkennen zijn, gebruiken om het Platform te verbeteren.

Artikel 14
Aansprakelijkheid

1. 14.1Je gebruikt het Platform voor eigen rekening en risico. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortkomt uit of samenhangt met het gebruik van het Platform, waaronder het niet of niet goed werken ervan, het tijdelijk niet beschikbaar zijn, fouten in gegevens of berekeningen, verlies of beschadiging van gegevens, gemiste omzet of reserveringen, boetes van toezichthouders, en storingen bij derden zoals Mollie, banken, je internetprovider of je domeinregistrar.
2. 14.2Deze uitsluiting geldt niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van ons, en niet voor zover de wet uitsluiting niet toestaat. In die gevallen is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis aan ons hebt betaald.
3. 14.3Je vrijwaart ons voor aanspraken van derden, waaronder gasten en medewerkers, die voortkomen uit jouw gebruik van het Platform, jouw inhoud of jouw omgang met hun gegevens.
4. 14.4Een storing door overmacht, waaronder uitval van stroom of internet, storingen bij leveranciers, cyberaanvallen van buitenaf en overheidsmaatregelen, is ons niet toe te rekenen.

Artikel 15
Wijzigingen van deze voorwaarden

1. 15.1Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging kondigen we minstens dertig dagen vooraf per e-mail aan. Ben je het er niet mee eens, dan mag je opzeggen per de datum waarop de nieuwe voorwaarden ingaan. Gebruik je het Platform daarna, dan gelden de nieuwe voorwaarden.
2. 15.2De geldende versie staat altijd op bytenbite.nl/voorwaarden, met versienummer en datum.

Artikel 16
Toepasselijk recht en geschillen

1. 16.1Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. 16.2Komen we er samen niet uit, dan leggen we een geschil voor aan de rechtbank Oost-Brabant. Eerst praten we; een e-mail naar ons is genoeg om dat te starten.