Versie 1.2 · 6 oktober 2026
1 Wie wij zijn en waar dit over gaat
Byte&Bite is een horecaplatform van Roviq AI, gevestigd aan Burgemeester Loeffplein 20 in 's-Hertogenbosch, KVK 98192752. Vragen over privacy stel je aan [email protected]. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een bedrijf van onze omvang niet verplicht.
Wij hebben twee rollen, en dat bepaalt wat je in deze verklaring vindt:
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij zelf beheren: van bezoekers van bytenbite.nl, van de zaken die klant bij ons zijn, en van de koppeling tussen een zaak en de betaaldienst Mollie. Daarover gaat deze verklaring.
- Wij zijn verwerker voor alles wat een zaak in het platform zet: de gegevens van haar team en haar gasten. Daarvoor is de zaak verantwoordelijk, en wij werken volgens onze verwerkersovereenkomst. Ben je gast of medewerker van een zaak die Byte&Bite gebruikt, dan is de zaak je eerste aanspreekpunt. Sectie 5 legt uit wat wij dan wel en niet doen.
2 Bezoekers van bytenbite.nl
Deze website verzamelt niets over jou als persoon totdat je zelf iets invult. We gebruiken geen advertentiecookies en geen trackers van derden. Er staat dus ook geen cookiemelding, omdat er niets is om toestemming voor te vragen.
Bezoekersstatistiek
Om te zien welke pagina's gelezen worden, tellen we bezoeken met Umami. Dat draait op onze eigen servers, niet bij een derde partij. Umami zet geen cookies, slaat geen IP-adressen op en legt geen persoonsgegevens vast. We zien alleen totalen, zoals het aantal bezoeken per pagina, de website waar je vandaan kwam, het land en het soort apparaat en browser. Die cijfers zijn niet naar jou terug te leiden, en we gebruiken ze alleen om de website beter te maken.
Het contactformulier
Vul je het contactformulier in, dan verwerken we je naam, de naam van je zaak, je e-mailadres, je telefoonnummer als je dat opgeeft, het onderwerp en je bericht. Het formulier stuurt die gegevens als e-mail naar onze eigen mailbox bij Microsoft 365. We gebruiken ze om contact met je op te nemen over je vraag of een demo. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om te reageren op wie ons benadert, en daarna de voorbereiding van een overeenkomst.
We bewaren zo'n bericht tot twaalf maanden na ons laatste contact. Word je klant, dan gaat de correspondentie naar het klantdossier (sectie 3).
Technisch verkeer
Om misbruik van het formulier te beperken telt de website hoe vaak er vanaf één IP-adres wordt verstuurd. Die telling staat alleen in het werkgeheugen van de server en wordt niet opgeslagen. De website staat achter het netwerk van Cloudflare, dat het verkeer beveiligt en daarbij je IP-adres ziet; zie sectie 6. Onze eigen technische logboeken bevatten geen persoonsgegevens.
3 Zaken die klant zijn
Sluit je zaak een overeenkomst met ons, dan verwerken wij:
- Bedrijfs- en contactgegevens: de naam van de zaak, adres, KVK-nummer, en van de contactpersoon de naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
- Facturatie: wat je afneemt, facturen en betalingen aan ons.
- Correspondentie: e-mails, supportvragen en wat we daarover vastleggen.
- Accountgegevens van beheerders: het e-mailadres en de naam waarmee een beheerder in het portaal inlogt, zodat wij je kunnen bereiken over onderhoud, storingen en wijzigingen van het platform.
De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en, voor facturen, onze wettelijke bewaarplicht. Servicemails over onderhoud en storingen sturen we op grond van ons gerechtvaardigd belang het platform goed te laten werken; commerciële nieuwsbrieven sturen we niet zonder dat je daar om hebt gevraagd.
4 De koppeling met Mollie
Wil een zaak gasten online laten betalen, dan koppelt een beheerder het Mollie-account van de zaak aan het platform. Dat gebeurt via een inlog bij Mollie zelf (Mollie Connect), waarbij de zaak ons uitdrukkelijk toestemming geeft voor precies deze handelingen: betalingen aanmaken en opvragen, terugbetalingen doen, het websiteprofiel kiezen, de stand van de onboarding bekijken en de naam van de organisatie lezen. Meer vragen we niet.
Wat we van Mollie krijgen en bewaren
- De toegangssleutels (tokens) die Mollie ons voor de zaak geeft. Die bewaren we versleuteld (AES-256-GCM) in de database van de zaak; ze zijn nooit zichtbaar in het portaal of in de browser.
- Het id en de naam van de organisatie, het id van het websiteprofiel en de stand van de onboarding bij Mollie (of de zaak al betalingen mag ontvangen en uitbetaald krijgt), om die in het portaal te tonen.
- Per betaling: het Mollie-id, de status, het bedrag, de betaalmethode en de tijdstippen, en de koppeling met de bestelling of reservering waar de betaling bij hoort.
Wat we naar Mollie sturen
Bij elke betaling: het bedrag, een korte omschrijving zonder persoonsgegevens, interne verwijzingen naar de bestelling of reservering, en de adressen waar Mollie de gast na het betalen naartoe stuurt en ons de status meldt. Rekeningnummers, kaartgegevens of inloggegevens van gasten gaan nooit door onze systemen; de gast voert die in bij Mollie of bij zijn bank. Voor die gegevens is Mollie B.V. zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; zie de privacyverklaring van Mollie.
Grondslag, bewaren en intrekken
Wij verwerken deze gegevens om de overeenkomst met de zaak uit te voeren. De zaak kan de toestemming op elk moment intrekken in haar Mollie-dashboard of de koppeling in het portaal verwijderen. Wij wissen dan de toegangssleutels en de gegevens die we van Mollie over de zaak hebben opgehaald. Hetzelfde doen we bij het einde van de overeenkomst. De betaalgeschiedenis blijft bewaard als onderdeel van de bestellingen en reserveringen van de zaak, waarvoor de zaak verantwoordelijk is. Wij ontvangen geen vergoeding van Mollie en delen deze gegevens met niemand anders.
5 Gegevens van teams en gasten in het portaal
Een zaak gebruikt het platform voor haar eigen mensen en gasten. Denk aan reserveringen en bestellingen (naam, e-mailadres, telefoonnummer, datum, aantal personen, opmerkingen) en aan het team (contactgegevens, contract, rooster, uren, verlof, personeelsdossier). Voor al die gegevens is de zaak verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker.
Wat dat concreet betekent: wij bepalen niet wat er met die gegevens gebeurt en gebruiken ze nergens voor. We slaan ze op, houden ze beschikbaar, maken back-ups en versturen de e-mails die de zaak laat versturen, zoals een reserveringsbevestiging of een rooster. Onze mensen kijken alleen in de gegevens van een zaak als dat nodig is voor support, onderhoud of het oplossen van een incident, en alleen op verzoek van de zaak of om het platform werkend te houden.
De volledige afspraken, inclusief welke soorten gegevens het platform kan bevatten, hoe wij die beveiligen en welke leveranciers erbij betrokken zijn, staan in de verwerkersovereenkomst.
6 Waar je gegevens staan en wie ze ziet
Het platform draait op eigen servers van Roviq AI in Nederland. Elke zaak heeft een eigen database en een eigen bestandsopslag, gescheiden van andere zaken. Voor een paar onderdelen gebruiken we leveranciers; die verwerken alleen wat voor hun taak nodig is en niets meer.
| Leverancier | Wat | Waar | Waarborg |
|---|---|---|---|
| Microsoft (Azure Communication Services) | Het versturen van e-mails vanuit het platform, zoals bevestigingen en uitnodigingen. | Datalocatie Europa | Verwerkersovereenkomst van Microsoft (Data Protection Addendum) |
| Microsoft (Azure Blob Storage) | Dagelijkse back-ups van databases en bestanden, versleuteld vóór ze onze servers verlaten. | Regio West-Europa (Nederland) | Idem; back-ups zijn voor Microsoft niet leesbaar |
| Microsoft 365 | Onze eigen e-mail en de mailbox waar het contactformulier in belandt. | Europese Unie | Verwerkersovereenkomst van Microsoft |
| Cloudflare, Inc. | Netwerk, DNS en beveiligde verbinding (TLS) voor bytenbite.nl en de sites van zaken. Ziet het IP-adres en het verkeer dat passeert. | Wereldwijd netwerk, hoofdkantoor in de Verenigde Staten | EU-US Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie |
| Mollie B.V. | Online betalingen namens de zaak (sectie 4). | Nederland | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor betaalgegevens |
| GitHub, Inc. | Opslag van de programmacode en de software-images van het platform. Bevat geen persoonsgegevens. | Verenigde Staten | Niet van toepassing: geen persoonsgegevens |
Buiten de Europese Economische Ruimte gaan alleen de gegevens die via het netwerk van Cloudflare passeren, met de genoemde waarborgen. We verkopen geen gegevens en geven ze niet door aan anderen dan hierboven, tenzij de wet ons daartoe verplicht.
7 Hoe lang we bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Bericht via het contactformulier | Twaalf maanden na het laatste contact |
| Klantgegevens en correspondentie | Tot dertig dagen na het einde van de overeenkomst |
| Facturen en betalingen aan ons | Zeven jaar, volgens de fiscale bewaarplicht |
| Koppeling met Mollie (sleutels, profiel, onboardingstand) | Tot de zaak de koppeling intrekt of de overeenkomst eindigt; daarna direct gewist |
| Gegevens die een zaak in het platform zet | Zo lang de zaak dat bepaalt; dertig dagen na het einde van de overeenkomst gewist |
| Back-ups | Dertig dagen, daarna automatisch verwijderd |
| Technische logboeken (zonder persoonsgegevens) | Hooguit dertig dagen |
8 Hoe we beveiligen
- Alle verbindingen van buiten zijn versleuteld (HTTPS/TLS). Binnen onze afgesloten serveromgeving praten de onderdelen over een privé-netwerk dat niet vanaf internet bereikbaar is.
- Wachtwoorden bewaren we alleen als bcrypt-hash; pincodes van medewerkers ook. Wij kunnen ze niet teruglezen. Een wachtwoord is minstens tien tekens.
- Toegangssleutels van Mollie en andere geheimen zijn versleuteld met AES-256-GCM met een sleutel die alleen op de server staat.
- Iedere gebruiker ziet alleen wat bij zijn rol hoort; een tablet in de keuken kan bijvoorbeeld niet in het personeelsdossier. Een inlogsessie verloopt na dertig dagen zonder gebruik, en eerder zodra het wachtwoord verandert, het account wordt gedeactiveerd of je op alle apparaten uitlogt.
- Elke zaak heeft een eigen database en eigen bestandsopslag. De servers staan in een afgesloten omgeving; het publiek bereikt ze alleen via het beveiligde netwerk van Cloudflare.
- Back-ups worden versleuteld vóór ze naar de opslag bij Microsoft gaan.
- Onze logboeken bevatten geen persoonsgegevens en geen inhoud van e-mails.
- Inlogpogingen en publieke formulieren zijn begrensd met snelheidslimieten, en een pincode wordt na herhaald fout invoeren tijdelijk geblokkeerd.
Ontdek je een zwakke plek, meld die dan aan [email protected]; hoe we daarmee omgaan staat op bytenbite.nl/support. Bij een datalek dat risico oplevert voor betrokkenen melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we wie het aangaat. Betreft het gegevens van een zaak, dan informeren we de zaak zonder onnodige vertraging, zodat zij haar eigen meldplicht kan nakomen.
10 Je rechten
Voor de gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn (secties 2, 3 en 4) heb je het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdracht van je gegevens en bezwaar tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.
Mail je verzoek naar [email protected]. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je eerst aan te tonen dat je bent wie je zegt, zodat we geen gegevens aan de verkeerde geven.
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je het eerst met ons probeert op te lossen.
Wij nemen geen besluiten over je op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking en maken geen profielen.
11 Wijzigingen
Verandert het platform, dan verandert deze verklaring mee. De geldende versie staat altijd op bytenbite.nl/privacy, met versienummer en datum. Bij een wezenlijke wijziging informeren we onze klanten per e-mail.